Η πάγια προκαταβολή αποτελεί χρηματικό ποσό που τίθεται στη διάθεση ενός δημοτικού υπαλλήλου (υπολόγου) για την άμεση πληρωμή συγκεκριμένων δαπανών. Το ύψος της παγίας προκαταβολής καθορίζεται με βάση την εγγεγραμμένη πίστωση στον προϋπολογισμό του τρέχοντος οικονομικού έτους και το πληθυσμιακό κριτήριο. Με απόφαση της Οικονομικής Επιτροπής ορίζεται ο δημοτικός υπάλληλος που θα είναι υπόλογος της πάγιας προκαταβολής, ενώ όλες οι πληρωμές διενεργούνται με βάση έγγραφες εντολές του Δημάρχου.
Τα ποσά κατατίθενται σε πιστωτικά ιδρύματα που εποπτεύει η Τράπεζα της Ελλάδος, σε λογαριασμούς ειδικού σκοπού που ανήκουν στον δήμο. Οι λογαριασμοί χαρακτηρίζονται ακατάσχετοι, καθώς τα διαθέσιμα έχουν ταχθεί για την εξυπηρέτηση συγκεκριμένων ειδικών δημόσιων σκοπών. Το νομοθετικό πλαίσιο που διέπει τη λειτουργία της πάγιας προκαταβολής περιλαμβάνει τον Νόμο 4270/2014 για τις αρχές δημοσιονομικής διαχείρισης και το δημόσιο λογιστικό.
Η σύσταση πάγιας προκαταβολής είναι σημαντική για τη διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας των δημοτικών υπηρεσιών, καθώς επιτρέπει την άμεση αντιμετώπιση επειγουσών δαπανών χωρίς την ανάγκη έκδοσης χρηματικού εντάλματος για κάθε μικροδαπάνη. Ο υπόλογος υποχρεούται σε λογοδοσία και τήρηση λογιστικών βιβλίων, ενώ η διαδικασία υπόκειται σε έλεγχο από το Ελεγκτικό Συνέδριο.
