Η πάγια προκαταβολή αποτελεί χρηματικό ποσό που διατίθεται στους διευθυντές σχολικών μονάδων για την άμεση κάλυψη λειτουργικών αναγκών των σχολείων. Τα ποσά κατατίθενται σε τραπεζικούς λογαριασμούς ειδικού σκοπού που ανήκουν στον οικείο δήμο μετά από πρόταση των διευθυντών, ενώ η σύσταση της πάγιας προκαταβολής είναι υποχρεωτική για τους δήμους. Το ύψος της προκαταβολής κυμαίνεται από 500 ευρώ για σχολεία με έως 11 αίθουσες διδασκαλίας, 1.000 ευρώ για σχολεία με 12 και άνω αίθουσες, και 4.000 ευρώ για Εργαστηριακά Κέντρα.
Από την πάγια προκαταβολή μπορεί να καλύπτεται οποιαδήποτε δαπάνη σχετίζεται με τις λειτουργικές ανάγκες της σχολικής μονάδας, όπως επισκευές υαλοπινάκων, κλειδαριών και φωτοτυπικών. Αν το ποσό εξαντληθεί και προκύψουν νέες ανάγκες, τότε ανανεώνεται. Το μέτρο εφαρμόστηκε μετά την κατάργηση των σχολικών επιτροπών και τη μεταφορά των αρμοδιοτήτων τους στους δήμους. Η απόφαση της δημοτικής επιτροπής για τη σύσταση και απόδοση της πάγιας προκαταβολής είναι υποχρεωτική, ενώ η μη εφαρμογή της νομοθεσίας δύναται να επιφέρει πειθαρχικές κυρώσεις.
Η διαδικασία στοχεύει στην εύρυθμη λειτουργία των σχολείων, παρέχοντας ευελιξία για την άμεση αντιμετώπιση καθημερινών μικροδαπανών χωρίς γραφειοκρατικές καθυστερήσεις. Οι διευθυντές καθίστανται υπόλογοι διαχειριστές και έχουν υποχρέωση απόδοσης λογαριασμού στον οικείο δήμο.
